להצליח לנהל את הזמן באופן עקבי, טוב ויעיל זו משימה לא פשוטה.
בעלי עסקים מתמודדים עם עשרות משימות ומטלות באופן יומיומי כך שלעתים, אם אין סדר עדיפויות וחלוקת זמנים נכונה יתקשו לעמוד ביעדים ומטרות.

מכירים את הקלישאות האלו? ״זמן שווה כסף״, ״אתם מנהלים את הזמן ולא הזמן מנהל אתכם״ במקרה של ניהול זמן, הן נכונות.
שליטה וניהול נכון של הזמן והמשימות יוביל ויסייע לכם בהשגת היעדים – הן בעסק והן בחיים הפרטיים.

אז איך עושים את זה? ריכזנו לכם טיפים, כלים והמלצות לניהול וייעול הזמן- קבלו את הטיפים שלנו –  

Photo by freestocks.org on Unsplash

מטרות ויעדים – 

  • חשוב לדעת ולהחליט מה המטרות והיעדים, ולהחליט מה הזמן הנכון ״לכבוש״ אותן? האם אלו מטרות שייקח שנה להשיג? חודש? שנתיים?

  • מומלץ לפרוט את דרכי הפעולה כדי להגיע למטרות אלו.
    צאו מנקודת הנחה ראשונית: את היעד הזה אתם הולכים לכבוש!
    אבל איך? מה הדברים שאתם צריכים בשביל להשיג את המטרה?

    לדוגמה-
    במידה והיעד הוא הכנסות של 20,000 ש״ח, לדוגמא, חשבו כמה ברוטו אתם צריכים להרוויח, כמה אתם צריכים להרוויח כל חודש בשביל זה, כל שבוע ובכל יום עבודה – כך תוכלו לבנות את היעדים היומיים שלכם ולדעת האם אתם בדרך הנכונה, ולהיות עם יד על הדופק. זוהי רק דוגמה אחת, כמובן.
    דוגמה נוספת-
    גם יעדים שאינם כספיים ומדידים מאוד יש לפעול באותו האופן – אם מחליטים להרחיב את העסק ולפתוח סניף נוסף (למשל) – נסו להבין מה צריך בשביל זה, אילו משאבים, כוחות, עובדים, ספקים וכדומה צריך לשם כך. ונסו להבין מהן המטרות הקצרות טווח שיכולות להוביל אתכם ליעד. האם צריך להגדיל את כוח העבודה בשביל זה? האם צריך להתחיל לחסוך כספים? האם צריך להתייעץ עם גורמים חיצוניים? בנו לכם את רשימת המטרות והדרך להגיע אליה.

  • שימו לב – חשוב להציב יעדים ריאלים ולא מתיימרים! אל תקשו על עצמכם, במידה והיעדים יהיו מורכבים, גדולים וגבוהים מידי – יש סיכוי גדול שלא תצליחו או שתתקשו מאוד להשיג אותם, דבר שיכול להוביל אתכם לייאוש ול״נטישה״ של המטרה הסופית. תפעלו בשביל המטרות, אל תתנו להן לשחוק אתכם.

  • המטרות יכולות להשתנות עם הזמן! זה לא חקוק בסלע. אם המציאות משתנה, אם גיליתם שהתכנון שלכם לא היה נכון ומותאם, תמיד ניתן לשנות אותן. (מומלץ לעשות את השינויים במטרות באופן מושכל – אחרי שאתם מבינים שהן לא ריאליות, ולא ככה סתם 🙂 )

  • אנחנו ממליצים על תכנון שנתי עם יעדים ומטרות: להבין מה רוצים להשיג עד סוף השנה ולחלק את המטרה הגדולה למטרות קטנות יותר בדרך – תכנון חודשי/שבועי/יומי, כל אחד ומה שמסתדר לו, מה שמתאים לאופי שלו ושל העסק שלו.

  • טיפ בנוגע לתכנון לו״ז – אנחנו ממליצים לטפל במשימות הגדולות והארוכות טווח לפני המשימות הקטנות והקצרות. את המשימות הקטנות ניתן להשחיל בין לבין ואפילו מומלץ 🙂

  • חשוב לדעת מראש מהן המטרות שלכם, בשביל לעשות סדר ותעדוף בראש. דבר המוביל לנקודה הבאה:

להבין מה חשוב לעסק? לייצר סדר עדיפויות!

אז מה חשוב לך?

    • שירות לקוחות מצויין?

    • שיווק אונליין – בניית אתר? עמוד פייסבוק? פרסום באינטרנט וברשתות חברתיות?

    • שיווק אופליין – מיתוג בחנות? פלאיירים? רדיו? טלוויזיה? שלטי חוצות?

    • צילום והפקת חומרים שיווקיים (תמונות, סרטונים, טקסט וכו׳)

    • השקעה בהגדלה של המכירות?

    • ניהול הכספים?

    • ניהול מלאי וסחורות?

    • ניהול העובדים והצוות?

    • כל התשובות נכונות?

כנראה שכן, כל התשובות נכונות.. אבל האם זה הגיוני לעשות את הכל בעצמכם?
במידה וזה מסתדר בלו״ז – נהדר.
רוב הסיכויים שאדם אחד לא יכול לעשות את כל המשימות האלו בעצמו באופן שהוא מוצלח לחלוטין.

איך עושים את זה? צריך ללמוד כמה דברים חשובים:

האצלת סמכויות –

קשה מאוד להגיע ל 100% תפוקה כשיש חלוקה כ״כ גדולה של משאבים – ובייחוד כשכל תחום דורש התעסקות ותפעול בפני עצמו. זו לא בושה לבקש עזרה, להפך! לגייס עובדים זה להתרחב, לגדול. תראו את זה כהשקעה למטרת צמיחה, השקעה בעצמך – ובעסק שלך.

חשוב מאוד לבצע הפרדה בין עיקר ותפל, בין חשוב ודחוף – 

אתגר חשוב נוסף הוא לבצע להפרדה בין משימות מרכזיות ומשימות שוליות. ההפרדה הזו לעיתים אינה כה פשוטה ובמקרים רבים מתמקדים יתר על המידה בנושאים שוליים אשר אינם קריטיים, כי הם נושאים רגישים, כוללים אנשים נוספים ועוד.
למשל – לדאוג לסחורה ומלאי בעסק זו משימה עיקרית ומרכזית שכן בלי זה לא יוכל להתקיים וזו משימה שאינה סובלת דיחוי, היא חשובה, עיקרית ואף קריטית. לעומת זאת לעשות סידור עבודה מוקדם בבוקר יום חמישי בשביל שהעובדים ידעו מה המשמרות שלהם לשבוע הבא זה אכן חשוב! אבל לא באותה מידה, וכרגע הופכת למשימה שולית באופן יחסי. המשימה הזו תקבל את מקומה (המכובד) מיד לאחר סיום המשימה הקריטית ולא רגע לפני.

Photo by Brad Neathery on Unsplash

לייצר דפוסי עבודה קבועים – 

אנו ממליצים לייצר דפוסים קבועים בסדר היום למשימות הקבועות.
לדוגמה: לעבור על מיילים והודעות בבוקר באופן מרוכז ושוב אחה״צ באופן מרוכז, כך לא מפספסים מיילים וגם מצליחים לעבוד בין לבין ולא מוסחים.
אופציה נוספת – להכניס ליומן ״זמנים מתים״ בשביל כל המשימות שאנחנו דוחים, למשל – אחת לחודש לסגור 5 שעות בשביל המשימות שאתם הכי שונאים. לא משנה מה – ״תילחמו״ על הזמן הזה, אל תוותרו לעצמכם ותעשו את המשימה השנואה עד תום – אתם תרגישו ממש טוב עם עצמכם לאחר מכן 🙂

שימוש באפליקציות רלוונטיות – 

לא כל אחד מסתדר עם אפליקציות, יש כאלו שלא יכולים בלי, יש כאלו שלא אוהבים את זה ויש את המשלבים 🙂 בכל אופן ליקטנו לכם פה 3 אפליקציות שחשוב להכיר ומומלץ להשתמש בהן לשם ניהול הזמן:

    • Google Calendar – אהובנו, היומן ה״פשוט״ והרגיל של Gmail, עם תזכורות, הודעות, נוטיפיקציות, אפשרות להזמין חברים , קולגות ועובדים לפגישות ואירועים, אפשרות לשים תזכורות במגוון דרכים (תזכורת במייל, תזכורת בהודעה, תזכורת ב Pop Up וכו׳) ולתזמן את התזכורות לאיזו עת שרוצים. אנחנו מאוד אוהבים את השימוש ביומן של Gmail, הוא נייד, ניתן להתקנה ושימוש בכל מכשיר סלולרי ובמחשב, ניתן לסנכרן אותו עם מכשירים ואפליקציות שונות והוא שימושי ונוח לתפעול.

    • Any.do – היא אפליקציה ישראלית חינמית לניהול משימות, המאפשרת למשתמש שיתוף משימות ושיתוף תזכורות באמצעות הרשתות החברתיות והודעות, מליוני משתמשים לא טועים – יש אפשרות לשתף משימות, להעביר קבצים, לדחות תזכורות (כמו נודניק בשעון המעורר!) לחייג ישירות מהאפליקציה, לסנכרן נתונים עם אפליקציות חיצוניות וכל זאת בממשק מינימליסטי, עדין ומעוצב להפליא 🙂 בנוסף, האפליקציה ממשיכה להתפתח ולהתעדכן ואף מציעה למשתמשים מעין עוזרת חדשה בעלת אינטליגנציה מלאכותית המסוגלת לזהות משימות בהן היא יכולה לסייע (כמו להזמין משלוח אוכל, פרחים וכו׳) ושדרוגים רבים נוספים עתידים להופיע בקרוב 🙂

    • Wunderlist – היא הדרך הקלה ביותר לגרום לדברים לקרות. בין אם אתם מתכננים חופשה, שיתוף רשימת משימות עם שותף או ניהול פרויקטים עם משימות מרובות, Wunderlist יעזור  לך לתקתק את כל המשימות האישיות ומקצועיות.

עקרון פארטו – 

עיקרון פארטו הידוע גם כחוק ה 80:20, זהו יותר כלל אצבע מאשר חוק אשר התגלה בכל כך הרבה מקרים כנכון והפך לעיקרון כלכלי ועסקי. מה הוא אומר? החלק הקטן משפיע על החלק הגדול, 20 אחוז מהמאמצים מובילים ל 80 אחוז מהתוצאות.

למעשה עיקרון זה איננו ״מדויק״. לעתים הפרופורציה משתנה (למשל 70:30 או 90:10) אך העיקרון שלה נשמר.
למשל – בעסק ממוצע, כ-20% מהלקוחות, מייצרים כ-80% מההכנסות, 80% מהבעיות נמצאות ב-20% מהגורמים ועוד..
אז מה עושים עם המידע הזה?

השתדלו להתמקד תמיד ב 20% כדי להיות יעילים אף יותר 🙂
נסו להכפיל ולשלש את ה 20% – לזהות מה ״מניע״ אותם, מה מוביל את ה 20% האלו להיות לקוחות חוזרים וקבועים – ולנסות לשחזר, להעצים ולהגדיל את חלק זה בעסק כדי להגדיל את ההכנסות למשל.

אנו ממליצים שתנסו לפשט את העסק, להבין מאיפה מגיעות ההכנסות, לאן מוקצים המשאבים שלכם? לתיקון אילו בעיות? לאיזה קהל יעד?
נסו לייעל את תשומת הלב והעבודה שלכם במעט הפעולות שאתם מאמינים שיובילו בסופו של דבר למקסימום התוצאות.

טיפים נוספים ואישיים שלנו – 

  • לדעת לשים את הנייד בצד כדי לא להיות מוסחים.

  • התחלתם משימה? תסיימו אותה!

  • תדעו לעשות הפסקות מתודיות, חיוניות וגם לפעמים לקחת אוויר – סתם ככה. לפעמים הפסקה טובה, יכולה לעשות שינוי משמעותי בתפיסה ובאנרגיות ולהחזיר אתכם לשגרה עם כוחות מחודשים.

  • אל תשכחו! ניהול של הזמן – לוקח זמן 🙂
    פנו לכם זמן ביומן לבדוק את ההישגים שלכם, לבנות את סדר המשימות והעדיפויות ולתכנן נכון ובאופן
    המותאם לכם את המטרות והיעדים.

לכל נושא, שאלה ועניין – אנחנו פה. אל תהססו לפנות אלינו 🙂 

קליק לשליחת מייל